AUDYT NR 3/2005
W dniach od 12.04.2005 roku do 03.06.2005 roku przeprowadzono w placówce audyt, którego tematem była: "Realizacja zamówień publicznych w jednostkach organizacyjnych Powiatu Koszalińskiego w roku 2004.
W sprawozdaniu końcowym z przeprowadzonego audytu, w części dotyczącej placówki czytamy:
Zadania z zakresu zamówień publicznych w jednostce realizuje Dyrektor. Nie ma ustalonych procedur udzielania zamówień publicznych przez jednostkę. Pomimo tego, że wydatki w jednostce nie przekraczają kwoty 6.000 EURO, to jednostka przeprowadza postępowania o udzielanie zamówień publicznych w celach dowodowych, aby w sposób gospodarny i oszczędny realizować wydatki.
W okresie objętym audytem ustalono, że przeprowadzono 8 postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. Przedmiotem zamówienia było:
- dostawa pieczywa;
- mleko i nabiał;
- mięso i wędliny;
- konserwacja i naprawa dżwigów;
- konserwacja i naprawa instalacji p/pożarowej;
- konserwacja i naprawa sprzętu gaśniczego;
- wywóz nieczystości;
- sprzedaż samochodu służbowego.
Wartości wszystkich zamówień nie przekraczały kwoty 6.000 EURO. Badaniu poddano 4 postępowania o udzielenie zamówienia publicznego tj. 50% populacji.
Postępowanie udzielenia zamówienia publicznego na dostawę pieczywa
Zastosowano tryb zapytania o cenę. Skierowane zapytania nie posiadały określenia w jakim terminie i gdzie należy składać oferty, co jest niezgodne z art. 68 ust. 2 ustawy o zamówieniach publicznych. Ponadto w zapytaniu nie określono przedmiotu zamówienia i wielkości. Oferty zostały złożone przez 3 dostawców. Oferty nie zawierały określonej ceny dostawy towarów. W związku z tym, że nie określono ilości poszczególnych pozycji przedmiotu zamówienia, nie można porównać złożonych ofert. Protokół z postępowania został sporządzony dnia 29.12.2003 roku. Umowę na dostawę pieczywa podpisano z Prywatną Piekarnią Bami Sp.z o.o. z siedzibą w Mielnie. Umowę zawarto na okres od 01.01.2004 r. do 31.12.2004 r.
W toku czynności audytorskich polegających na porównaniu ofert z cenami zawartymi na dowodach zakupu, badaniu zostały poddane faktury z miesiąca czerwca i grudnia 2004 roku. Ceny na fakturach zgodne ze złożoną ofertą.
Postępowanie udzielania zamówienia publicznego na dostawę mleka i nabiału
Zastosowano tryb zapytania o cenę. Skierowane zapytania nie posiadały określenia w jakim terminie i gdzie należy składać oferty, co jest niezgodne z art. 68 ust. 2 ustawy o zamówieniach publicznych. Ponadto w zapytaniu nie określono przedmiotu zamówienia i wielkości nabiału. Oferty zostały złożone przez 3 dostawców. Oferty nie zawierały określonej ceny dostawy towarów. W związku z tym, że nie określono ilości poszczególnych pozycji przedmiotu zamówienia, nie można porównać złożonych ofert. Oferty zawierały wykaz asortymentu wraz z cenami.
Protokół postępowania wyboru najkorzystniejszej oferty został sporządzony dnia 29.12.2003 r. Umowę na dostawę nabiału zawarto z P.P.H. AKA Andrzej Piszczacki i Henryk Wójcik Sp.J. z siedzibą w Koszalinie. Ponadto zawarto umowę na dostawę mleka ze Spółdzielnią Mleczarską Mlekosz z siedzibą w Koszalinie. W protokole z postępowania brak jest uzasadnienia zawarcia drugiej umowy. Obydwie umowy zawarto na okres od 01.01.2004 roku do 31.12.2004 r.
W toku czynności audytorskich polegających na porównaniu cen ofert z cenami zawartymi na dowodach zakupu, badaniu zostały poddane faktury z miesiąca czerwca i grudnia 2004 roku. Ustalono, że ceny mleka są zgodne ze złożoną ofertą, natomiast w przypadku dostawy nabiału ceny jednostkowe są niezgodne ze złożoną ofertą.
Postępowanie udzielenia zamówienia publicznego na dostawę mięsa, wędlin oraz drobiu i przetworów drobiowych
Zastosowano tryb zapytania o cenę. Skierowane zapytania nie posiadały określenia w jakim terminie i gdzie należy składać oferty, co jest niezgodne z art. 68 ust. 2 ustawy o zamówieniach publicznych. Ponadto w zapytaniu nie określono dokładnie przedmiotu zamówienia i wielkości. Określono ogólnie ilość ok. 120 kg w miesiącu mięsa i przetworów mięsnych oraz drobiu i przetworów drobiowych. Oferty zostały złożone przez 4 dostawców. Oferty nie zawierały określonej ceny dostawy towarów. W związku z tym, że nie określono ilości poszczególnych pozycji przedmiotu zamówienia, nie można porównać złożonych ofert. Oferty zawierały wykaz asortymentu wraz z cenami.
Protokół z postępowania został sporządzony dnia 29.12.2003 r. Umowę na dostawę mięsa, wędlin oraz drobiu i przetworów drobiowych podpisano z D.H.U. Katarzyna Przysiek 62 – 100 Wągrowiec, os. Wschód 11 na okres od 01.01.2004 r. do 31.12.2004 r.
W toku czynności audytorskich polegających na porównaniu cen ofert z cenami zawartymi na dowodach zakupu, badaniu zostały poddane faktury z miesiąca czerwca i grudnia 2004 roku.
Ustalono, że ceny jednostkowe nie są zgodne ze złożoną ofertą.
Postępowanie udzielenia zamówienia publicznego na dostawę usług konserwacji instalacji sygnalizacyjnej przeciwpożarowej
Zastosowano tryb zapytania o cenę. Oferty zostały złożone przez 3 wykonawców. Protokół z wyboru najkorzystniejszej oferty został sporządzony dnia 03.12.2001 roku. Umowę zawarto z Przedsiębiorstwem Monitor z siedzibą w Koszalinie na okres 3 lat tj. od 01.01.2002 r. do 31.12.2004 r.
W toku czynności audytorskich, polegających na porównaniu ceny zawartej w umowie i na fakturach ustalono, że ceny są zgodne.
Niniejszy audyt potwierdził, że jednostka stosuje przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych, jednakże wskazał na występowanie nieprawidłowości w zakresie:
- przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;
- realizacji zawartych umów – stosowania cen zgodnie z umowami.
Ponadto stwierdzono brak procedur udzielania zamówień publicznych. Zadania z zakresu zamówień publicznych wykonuje dyrektor jednostki. W celu usprawnienia procesu udzielania zamówień publicznych, ze względu na rozbudowaną procedurę określoną przepisami prawa, dyrektor jednostki powinien na piśmie powierzyć obowiązki pracownikowi, który będzie odpowiedzialny za dany obszar. Jednocześnie pracownik powinien być przeszkolony z zakresu powierzonych zadań (zaświadczenie o ukończeniu szkolenia lub kursu powinno być dołączone do akt osobowych).
W części dotyczącej REKOMENDACJI czytamy:
W ocenie audytora w celu wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości winny być podjęte następujące działania:
- Przygotować i przeprowadzać postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. Nr 19, poz. 177, z późn. zm.)
- Stosować ceny zakupu towarów i usług zgodnie z zawartymi umowami
- Opracować procedurę udzielania zamówień publicznych w jednostce.
- Powierzyć pisemnie obowiązki z zakresu zamówień publicznych i zapewnić odpowiednie przeszkolenie pracownika.
W dniu 17.08.2005 r. Dyrektor placówki zawiadomił Starostwo Powiatowe w Koszalinie o sposobie wykonania rekomendacji z audytu Nr 3/2005:
- Postępowanie u udzielenie zamówienia publicznego jest przygotowywane i przeprowadzane zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 Prawo zamówień publicznych (Dz.U. Nr 19, poz. 177 z późn.zm.)
- Uruchomiono procedurę wprowadzania aneksów do zawartych umów, w celu stosowania cen zakupu towarów i usług zgodnie z zawartymi umowami.
- Opracowano procedurę udzielania zamówień publicznych w jednostce, którą określa regulamin udzielania zamówień publicznych przez placówkę oraz zarządzenie wprowadzające obowiązek dokumentowania zakupów nie podlegających ustawie o zamówieniach publicznych.
- Wyznaczonemu pracownikowi placówki powierzono pisemnie obowiązki z zakresu zamówień publicznych oraz zapewnione mu zostanie przeszkolenie w tym zakresie.
