Kontrola Starostwa Powiatowego w Koszalinie Audyt Nr 5

W dniach 25.07.2005 r. – 02.09.2005 roku przeprowadzony został w jednostkach organizacyjnych powiatu audyt, którego tematem była: “Gospodarka magazynowa i drukami ścisłego zarachowania oraz obrót kasowy w jednostkach organizacyjnych Powiatu Koszalińskiego. Audytem objęto działalność placówki w zakresie zadania audytowego w okresie od 01.01.2005 r. do 30.06.2005 r. Zakres zadania audytowego zotał ustalony w oparciu o przeprowadzoną analizę ryzyka i obejmował ocenę zagadnień związanych z prawidłowością wykonywania czynności w następujących procesach:

• prowadzenia gospodarki magazynowej;
• prowadzenia gospodarki drukami ścisłego zarachowania;
• prowadzenia obrotu gotówkowego.

Gospodarka magazynowa

Gospodarkę magazynową w Domu Dziecka w Mielnie reguluje instrukcja w sprawie gospodarki magazynowej stanowiąca Załącznik Nr 2 do zarządzenia Nr 32/2004 Dyrektora Domu Dziecka w Mielnie z dnia 20 grudnia 2004 roku. Instrukcja zawiera unormowania w następującym zakresie:

• pomieszczeń magazynowych;
• wymagań w stosunku do magazyniera;
• organizacji gospodarki magazynowej;
• materialnej odpowiedzialności magazyniera.

W toku czynności audytorskich przeprowadzono w dniu 24.08.2005 r. kontrolę magazynów: żywnościowego, chemicznego, towarowego. Do badania przyjęto próbę 40 losowo wybranych produktów, m.in.: ręczniki, tenisówki, komplety pościeli, mleko, cukier, majonez, olej, pieprz, papryka, balsam do ciała, folia aluminiowa, odplamiacz, płyn do płukania, udrażniacz do rur, dezodoranty, pasta do zębów, itd. Stany magazynowe były zgodne z ewidencją. Deklarację o pełnej odpowiedzialności a powierzone mienie podpisało 2 pracowników:

• magazyn żywnościowy – wspólnie księgowa i starszy specjalista ds. administracyjnych;
• magazyn chemiczny – samodzielnie księgowa;
• magazyn towarowy – samodzielnie starszy specjalista ds. administracyjnych.

Oświadczenia zostały złożone w dniu 30.07.2003 r. z mocą obowiązującą od 01.08.2003 r. i są dołączone do akt osobowych pracowników.

Inwentaryzację towarów w magazynach przeprowadzono według stanu na dzień 31.12.2004 r.

Gospodarka drukami ścisłego zarachowania

Zasady gospodarki drukami ścisłego zarachowania określa Instrukcja ewidencji druków ścisłego zarachowania (objętych kontrolą zużycia), wprowadzona Zarządzeniem Nr 4/2001 z dnia 30.03.2001 r., z mocą obowiązującą od dnia 01.04.2001 roku.

W toku czynności audytorskich stwierdzono, że ścisłą ewidencję prowadzi się dla następujących druków: czeki gotówkowe, dowody KP (kasa przyjmie), dowody KW (kasa wypłaci), karty drogowe, magazyn przyjmie, magazyn wyda. Poza ponumerowanymi drukami wymienionymi wcześniej, prowadzona jest ewidencja czystych druków. Ponumerowane druki, które nie zostały wykorzystane do końca roku , zwracane są przez pracowników do osoby prowadzącej ewidencję. Na koniec roku, t.j. 31.12.2004 r. przeprowadzono inwentaryzację wszystkich druków ścisłego zarachowania. Ewidencja druków ścisłego zarachowania prowadzona jest w rejestrze, zawierającym ponumerowane strony. W toku czynności audytorskich stwierdzono, że w rejestrze odnotowywano ilości przyjętych i wydanych druków oraz stanu końcowego druków. Jednocześnie wszystkie rozchody i przychody były potwierdzone podpisem.

Gospodarka kasowa

Gospodarkę kasową w jednostce reguluje instrukcja w sprawie gospodarki kasowej w Domu Dziecka w Mielnie, stanowiąca załącznik Nr 1 do zarządzenia Nr 32/2004 Dyrektora Domu Dziecka w Mielnie z dnia 20 grudnia 2004 roku. Niniejsza instrukcja zawiera unormowania dotyczące: pomieszczenia kasowego, określenia gotówki na niezbędne wydatki tzw. “pogotowie kasowe” w wysokości 1.000,00 zł, ochrony i transportu wartości pieniężnych, wymagań w stosunku do kasjera, zasad prowadzenia obrotu kasowego w jednostce, prowadzenia dokumentacji kasowej, sporządzania raportów kasowych, inwentaryzacji kasy.

W toku czynności kontrolnych, polegających na analizie raportów kasowych z okresu objętego audytem t.j. od 01.01.2005 roku do 30.06.2005 roku stwierdzono, że ustalone pogotowie kasowe nie zostało przekroczone. Raporty kasowe sporządzane są dekadowo. Wypłaty gotówki z kasy dokonywane są na podstawie kompletnych i zatwierdzonych dowodów księgowych do wypłaty. Operacje gotówkowe księgowane są na bieżąco tj. w dniu kiedy zachodzi operacja gospodarcza.

Podczas badania ustalono, że zaliczka na wydatki udzielona w dniu 17.02.2005 roku dla Dyrektora Domu dziecka w kwocie 5200,00 zł winna być rozliczona do dnia 4.03.2005 r., natomiast jej rozliczenie nastąpiło w dniu 7.03.2005 r.

W trakcie okresu objętego audytem przeprowadzono niezapowiedziane kontrole kasy. Kontroli dokonał Główny Księgowy, odnotowując fakt ten w raporcie kasowym, zgodnie z instrukcją w sprawie gospodarki kasowej. Jeżeli ma miejsce nieobecność kasjera, obowiązki kasjera są protokólarnie przekazywane.

Inwentaryzacja w kasie została przeprowadzona na koniec roku 31.12.2004 roku, zgodnie z Zarządzeniem Nr 29/2004 Dyrektora Domu Dziecka w Mielnie z dnia 19 listopada 2004 roku w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji w Domu Dziecka w Mielnie.

W toku czynności audytorskich, polegających na przeprowadzeniu sprawdzenia stanu gotówki w kasie w dniu 24.08.2005 roku, stwierdzono, że rzeczywisty stan gotówki w kasie wynosi: 674,73 zł. Jest on zgodny ze stanem według raportu kasowego 35/2005 z dnia 24.08.2005 roku.

Deklarację o odpowiedzialności materialnej (oświadczenie) złożył starszy specjalista ds. administracyjnych w dniu 30.06.2000 roku. Oświadczenie dołączone zostało do akt osobowych pracownika.

W obrocie gotówkowym mają miejsce między innymi następujące operacje: wpłaty nawiązek, wypłaty zaliczek na dokonanie zakupów, wypłaty wynagrodzeń.

Biorąc pod uwagę fakt wielkości jednostki oraz nielicznych operacji należy zastanowić się nad kwestią likwidacji kasy w jednostce. Kwestie dotychczasowych operacji gotówkowych można rozwiązać poprzez wskazanie rachunku bankowego dla wpłat nawiązek, wynagrodzenia przekazywać na konta osobiste pracowników. Natomiast kwestię zaliczek na dokonanie zakupów można uregulować w formie “zaliczki stałej” dla pracownika dokonującego zakupów.

Audyt potwierdził prawidłowe funkcjonowanie gospodarki magazynowej i drukami ścisłego zarachowania. Natomiast w procesie obrotu gotówkowego, wskazał na występowanie nieprawidłowości w zakresie:

• przestrzegania terminu rozliczania udzielonej zaliczki;
• niezapowiedzianych kontroli kasy przeprowadzanych przez głównego księgowego – brak dokumentowania w formie protokołu.

W ocenie audytora w celu wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości winny być podjęte następujące działania:

1. Przestrzegać terminów rozliczania pobranych zaliczek
2. Sporządzać protokoły z niezapowiedzianych kontroli kasy przeprowadzanych przez głównego księgowego.
3. Rozważyć możliwość likwidacji kasy w jednostce z dniem 01 stycznia 2006 roku.
4. Wprowadzić Zarządzenie Dyrektora regulujące badane obszary z prawidłową podstawą prawną.

W odpowiedzi na otrzymane sprawozdanie wstępne z audytu nr 5/2005, którego obszarem badań była “Gospodarka magazynowa i drukami ścisłego zarachowania oraz obrót kasowy w jednostkach Powiatu Koszalińskiego” Dyrektor Wielofunkcyjnej Placówki Opiekuńczo – Wychowawczej Dom Dziecka w Mielnie wyjaśnia:

1. Zaliczki udzielane pracownikom placówki są rozliczane w wyznaczonych terminach, natomiast zaliczka z 17.02.2005 r. w kwocie 5.200,00 złotych, udzielona Dyrektorowi została rozliczona 07.03.2005 roku, t.j. trzy dni po terminie ponieważ Dyrektor przebywał na urlopie wypoczynkowym i w czasie kiedy przypadał termin rozliczenia zaliczki był nieosiągalny.
2. Niezapowiedziane kontrole kasy przeprowadzane przez główną księgową, które do tej pory nie były dokumentowane, zobowiązujemy się protokółować i przeprowadzać zgodnie z zaleceniami Audytora.
3. Sprawa likwidacji kasy w Domu Dziecka w Mielnie została bardzo dokładnie i szczegółowo rozpatrzona i biorąc pod uwagę specyfikę placówki podjęto decyzję o dalszym jej funkcjonowaniu.

Istnienie kasy pozwala na:

• bieżące pokrywanie, często nieprzewidzianych, wydatków dla wychowanków placówki,
• kontrolę rachunków i bieżące ujmowanie ich w księgach rachunkowych jednostki,
• bezpośrednie przyjmowanie wpłat za pobyt w placówce od wczasowiczów w okresie letnim.

Ponadto istnienie kasy gwarantuje bezpośredni nadzór nad celowością wydatkowania publicznych środków finansowych.

Dalsze funkcjonowanie kasy odbywać się będzie zgodnie z Instrukcją w sprawie gospodarki kasowej w Domu Dziecka w Mielnie, stanowiącej Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 32/2004 Dyrektora Domu Dziecka w Mielnie z dnia 20 grudnia 2004 r., która reguluje zasady gospodarki kasowej w naszej jednostce.

4. Zarządzenia Dyrektora regulujące badane obszary zostały wprowadzone z prawidłową podstawną prawną zgodnie z zaleceniami Audytora.